Bạn sẽ chỉ chính thức trở thành sinh viên tại một trường đại học ở Đức khi bạn hoàn tất thủ tục nhập học – hay còn gọi là “immatrikulieren/s.einschreiben” trong tiếng Đức. Sau khi ghi danh thành công, bạn sẽ nhận được thẻ sinh viên để sử dụng các cơ sở vật chất của trường và nhiều quyền lợi khác.

Bài viết này sẽ tóm tắt các điểm cần lưu ý trong quá trình làm thủ tục nhập học ở Đức để bạn có cái nhìn tổng quan và chuẩn bị thật tốt.

Thủ tục nhập học – khi nào và ở đâu?

Như các bạn đã đọc trong những bài viết trước, đại học ở Đức thường có hai kỳ: kỳ mùa hè và kỳ mùa đông. Học kỳ mùa hè thường bắt đầu vào tháng tư, và học kỳ mùa đông thường bắt đầu vào tháng mười. Vậy nên bạn sẽ nhận được email thông báo hạn chót để làm thủ tục nhập học tùy theo việc bạn bắt đầu vào học kỳ mùa hè hay mùa đông. Điều quan trọng là bạn phải hoàn tất thủ tục nhập học trước khi học kỳ chính thức bắt đầu.

Khi đã hoàn tất thủ tục đăng ký ở trường cũng đồng nghĩa với việc bạn đã quyết định chính thức trở thành sinh viên của trường. Bạn sẽ được tham gia các buổi hội thảo, nghe giảng và tham gia các hoạt động khác được trường tổ chức.

Trong trường hợp bạn vẫn chưa nhận được email thông báo về hạn chót làm thủ tục nhập học thì hãy liên hệ với phòng Quản lý Quốc tế hoặc phòng Công tác Sinh viên (Studentenzentrum/Studierendenzentrum hoặc Studentensekreteriat) của trường nhé. Bạn có thể tìm thấy địa chỉ email của các phòng ban trên website chính thức của trường.

Phòng Công tác Sinh viên cũng là nơi để hoàn tất thủ tục nhập học. EDUBAO khuyến khích bạn đăng ký nhập học sớm nhất có thể, tốt nhất là ngay sau khi bạn vừa đến Đức!

Giấy tờ cần thiết để làm hồ sơ nhập học là gì?

Quy trình làm thủ tục nhập học thường không yêu cầu giấy tờ phức tạp mà rất nhanh gọn và đơn giản. Bạn chỉ cần đem theo các giấy tờ sau:

  • Hộ chiếu (hoặc Aufenthaltstitel)
  • Thư mời nhập học từ trường đại học
  • Bằng cấp nhập học: bằng tốt nghiệp THPT và bằng tốt nghiệp đại học bản gốc hoặc bảng dịch công chứng bằng tiếng Đức.
  • 2 ảnh passports
  • Xác nhận bảo hiểm y tế công ở Đức
  • Bằng ngoại ngữ (tiếng Đức hoặc tiếng Anh)

Mỗi trường sẽ có yêu cầu hồ sơ nhập học khác nhau, nên đừng quên kiểm tra thông tin trên website của Studentenzentrum để chuẩn bị giấy tờ cần thiết nhé.

Sau khi hoàn tất thủ tục – chính thức nhập học

Sau khi hoàn tất thủ tục nhập học, bạn sẽ nhận được: 1. Thẻ sinh viên 2. Email sinh viên

Thẻ sinh viên: Mỗi sinh viên sẽ được cấp một thẻ sinh viên để sử dụng miễn phí các dịch vụ cũng như cơ sở vật chất ở trường như thư viện, nhà ăn, các môn thể thao, phòng máy tính, và các phương tiện di chuyển, ngoại trừ tàu ICE, trong bang của mình. Thực tế, tiền vé phương tiện đi chuyển công cộng đã được tính vào phí học kỳ mà bạn đóng vào đầu mỗi kỳ.

5301-VN.png

Nhưng vì thời gian sản xuất, bạn sẽ phải đợi từ 2 – 4 tuần để cầm được thẻ sinh viên trong tay. Trong thời gian đợi, bạn sẽ nhận được giấy báo xác nhận rằng bạn đã hoàn tất thủ tục đăng ký và chính thức trở thành sinh viên của trường. Hãy mang theo xác nhận này và hộ chiếu của bạn bên mình cho đến khi nhận được thẻ sinh viên qua đường bưu điện.

Nếu bạn làm mất thẻ sinh viên, bạn phải báo mất thẻ với phòng Công tác Sinh viên. Sau đấy, bạn cần phải trình chứng minh thư ở Đức hoặc passport và điền mẫu đơn làm lại thẻ. Bạn có thể phải đóng một khoảng phí để cấp lại thẻ mới. Trong trường hợp mất thẻ, đừng hoảng loạn mà hãy bình tĩnh lên trang web của trường và làm theo hướng dẫn làm thẻ mới nhé.

Email sinh viên: Ở Đức, trường sẽ cấp cho sinh viên một tài khoản email để liên lạc với các giáo sư, bạn học, làm bài tập trên các nền tảng học tập, hoặc cập nhật tin tức mới nhất từ trường. Tên đăng nhập và mật khẩu của bạn sẽ được kích hoạt sau khi bạn hoàn tất thủ tục nhập học. Điều đầu tiên bạn cần làm sau khi nhận được tài khoản là đổi mật khẩu email, sau đó dùng email để nhận những thông tin mới nhất từ trường của bạn.

5101.png

Đăng ký cho mỗi học kỳ - Rückmeldung

Theo qui định của các trường đại học tại Đức, các bạn bắt buộc sẽ phải thực hiện Rückmeldung, tức là đăng ký cho học kỳ mới. Bạn có thể hiểu đơn giản đây là một dạng khác của thủ tục nhập học, nhưng nhanh chóng và giản lược hơn vì bạn không còn là tân sinh viên nữa. Cuối mỗi kỳ học, bạn sẽ nhận được email của nhà trường nhắc bạn đăng ký cho kỳ tiếp theo. Lý do chính cho việc này là vì mỗi bạn sinh viên sẽ có một thời khóa biểu, dự định cho học kỳ sau khác nhau. Có rất nhiều bạn sinh viên chọn nghỉ một kỳ Urlaubssemester để đi thực tập hoặc tham gia các chương trình trao đổi ở nước ngoài. Vậy nên để tiện cho việc quản lý và sắp xếp thời khóa biểu, sinh viên sẽ phải đăng ký lại vào mỗi học kỳ.

EDUBAO_5301_enrolment_M.jpg

Urlaubssemester

Urlaubssemester là từ kết hợp giữa urlaub - kỳ nghỉ và semester - học kỳ. Nói một cách dễ hiểu, đây là một khoảng thời gian bạn có thể nghỉ học ở trường nhưng vẫn được xem là sinh viên của trường. Có rất nhiều lý do cho việc vắng mặt của bạn, ví dụ như bạn cần nghỉ thai sản, bạn bị ốm, bạn muốn tham gia vào một chương trình trao đổi hoặc đi thực tập ở một quốc gia khác. Nếu bạn có dự định nghỉ một kỳ Urlaubssemester thì hãy báo cho trường biết sớm thông qua việc thực hiện Rückmeldung đúng hạn để quyền lợi sinh viên của bạn không bị ảnh hưởng nhé.

Trong trường hợp bạn trễ hạn đăng ký lại, bạn vẫn có thể tiếp tục đăng ký ở Studentenzentrum, nhưng bạn sẽ phải trả một khoản tiền phạt từ 20 – 30€. Trong trường hợp xấu nhất, bạn sẽ không thể đăng ký được nữa. Vì Rückmeldung là bước không thể thiếu để các bạn có thể tiếp tục học vào học kỳ sau nên hãy ghi chú trong điện thoại hoặc lịch để nhắc bản thân không được trễ hẹn đăng ký nhé.

Tổng kết bài viết - có hai điều bạn cần lưu ý:

  1. Làm thủ tục nhập học ngay sau khi đến Đức để cập nhật tin tức mới nhất từ trường và hưởng các chế độ ưu đãi dành cho sinh viên.
  2. Rückmeldung – đăng ký học kỳ mới – là một bước vô cùng quan trọng mà bạn tuyệt đối không được bỏ lỡ. Nếu không, bạn sẽ gặp rắc rối lớn.

Trên đây là tất cả thông tin bạn cần biết về thủ tục nhập học ở các trường đại học Đức. Đừng bỏ qua các bài viết khác của EDUBAO để lên kế hoạch tốt hơn cho hành trình ở Đức của mình nhé. Và đừng ngần ngại liên hệ với Edubao nếu bạn cần giúp đỡ nhé! Fighting!